O projeto para levantamento de documentos e subsídios para estruturação dos instrumentos de gestão documental do Estado do RS foi executado entre os meses de janeiro a abril de 2022 nas funções estaduais de Trabalho, Igualdade, Justiça e Habitação. A empresa de consultoria contratada Arquivotech, com o apoio do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), departamento da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), está realizando os levantamentos das funções e atividades desempenhadas pelas Pastas, além de breve produção documental, escopo principal do projeto para estruturação do PCD e TTD.

O Plano de Classificação - PCD é construído a partir do levantamento das funções do Estado e representa a estrutura de suas atividades, permitindo a classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados. A Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD é o instrumento utilizado para a realização da avaliação documental, contendo os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, seja a eliminação daqueles considerados sem valor administrativo ou probatório, ou a guarda permanente daqueles considerados de valor histórico. A adequada aplicação dos instrumentos de gestão documental tem como resultado a redução dos espaços utilizados para armazenagem de documentos, seus custos financeiros e de manutenção, além da otimização dos fluxos e processos administrativos. Garante, ainda, a preservação permanente de acervos com conteúdo informacional relevante, que se constituam como fonte para o registro da memória institucional, para a pesquisa científica e para a escrita da história.

O projeto do APERS já contemplou outros órgãos e entidades como a de Saúde, Fazenda, Planejamento, Educação, Transporte e Meio Ambiente. O cronograma, com planejamento de conclusão em junho de 2022, contempla todas as funções de Estado e de todas as Pastas da Estrutura Administrativa do Poder Executivo do RS.

Entenda o projeto

Para atualizar e reestruturar o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), instrumentos essenciais para a organização das informações da administração, o Arquivo Público foi contemplado com um financiamento dentro do acordo firmado pelo governo estadual com o PNUD (Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento) em novembro de 2019.

A partir da assinatura do convênio, deu-se andamento à formatação dos trabalhos, com a contratação da empresa responsável por auxiliar o APERS no processo, além da definição do Plano e Cronograma de atividades. Passada a fase inicial do projeto, o trabalho está no momento de compreender como funcionam hoje nos órgãos e secretarias do governo estadual, as atividades que produzem documentação, suas normas e regimentos, além dos levantamentos documentais nos departamentos e divisões dos órgãos e entidades do Poder Executivo do RS.

A aplicação desses instrumentos permitem uma gestão documental mais eficiente, o que garantirá diversos ganhos como:

- Otimização de recursos Um dos resultados esperados para o projeto é a otimização dos recursos humanos e redução de custos com manutenção já que com os instrumentos é possível eliminar documentos prescritos.

- Preservação permanente A garantia de preservação dos documentos avaliados como permanentes para a formação da memória institucional do Governo do Estado.

- Impulso ao conhecimento A padronização das classificações e a normatização dos processos são fundamentais para auxiliar a recuperação rápida dos documentos, da pesquisa científica e a escrita da história.

- Atendimento à LGPD As entregas previstas permitirão a identificação dos dados que atendem a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a LGPD.

O Arquivo Público do RS é a autoridade arquivística do Estado, sendo o órgão gestor do Sistema de Arquivos do RS, responsável pela produção de normativas e orientações sobre gestão de documentos públicos produzidos e recebidos, sejam físicos ou digitais. Para saber mais sobre o APERS, visite nosso site www.apers.rs.gov.br.

Quer saber mais sobre o projeto ou participar dos levantamentos? Entre em contato com o Arquivo Público pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou no telefone 51 3288-1351.